Documentation

Manuel d'utilisationde l'application "Dépôt des comptes annuels via Internet"

Protocole généralpour le dépôt par voie électronique de comptes annuels et de comptes consolidés

Protocolepour le dépôt par voie électronique de comptes annuels et de comptes consolidés sous forme de fichier PDF

Protocolepour le dépôt par voie électronique des comptes annuels sous forme de fichier structuré. Ce document est destiné aux entreprises qui développent un logiciel permettant d'établir des comptes annuels en vue de leur dépôt par voie électronique auprès de la Centrale des bilans de la Banque nationale de Belgique.

FAQ

1. Suppression de fichiers temporaires

Les fichiers temporaires prennent généralement assez bien de place sur votre PC et peuvent être à l'origine de problèmes techniques. Vous trouverez, ci-après, une démonstration vous expliquant comment supprimer des fichiers temporaires existants et comment supprimer ensuite automatiquement ces fichiers à la fermeture de votre browser. Vous n'éliminez, de cette manière, que les fichiers temporaires et donc superflus.

2. Toute carte eID valide peut servir au dépôt de comptes annuels 

Outre les certificats qualifiés Certipost, Globalsign et Isabel, vous pouvez déposer des comptes annuels via Internet au moyen du certificat d’authentification figurant sur votre carte d’identité électronique belge (eID) dont vous disposez déjà ou dont vous pouvez faire la demande auprès de votre commune. Toute carte eID valide peut servir au dépôt de comptes annuels.

Veuillez en tenir compte que lors du remplacement d'une carte d'identité électronique, le nouveau certificat ne peut être utilisé qu'après 3 jours, pour le dépôt des comptes annuels via Internet.

3. En cas de paiement par virement, il est essentiel d’indiquer également la communication structurée correcte

... pour que la BNB puisse accepter le paiement et, partant, les comptes annuels. Si vous exécutez le virement avec une application homebanking ou pc-banking, l’écran sur lequel est affiché le bulletin de virement électronique prévoit généralement une zone pour une communication libre et une autre zone pour l’introduction d’une communication structurée.

Toutefois, si vous utilisez Isabel, il n’y a qu’une seule zone « Communication » prévue. Pour entrer la communication structurée dans cette zone, vous devez commencer par entrer trois signes plus "+++" suivi des chiffres de la communication structurée (pas de barre oblique ni de signe plus à la fin). L’application Isabel accepte et contrôle alors les chiffres introduits comme une communication structurée.

4. Paiement endéans les 7 jours après l'attribution du statut "En attente de paiement"

Etant donné que la BNB doit mettre les comptes annuels à disposition des tiers endéans les délais légaux, ces comptes ne peuvent être acceptés par la BNB que si elle reçoit, sur son compte, le montant exact acompagné de la communication structurée correcte et ce, endéans les 7 jours civils  qui suivent le jour où les comptes annuels ont reçu le statut "En attente de paiement". La date à laquelle ce fichier de comptes annuels a été chargé est alors utilisée par la Centrale des bilans comme étant la date du dépôt officiel, même si la BNB n’avait pas encore perçu le paiement à cette date.

5. Vous souhaitez, pour l’une ou l’autre raison, supprimer des comptes annuels que vous avez téléchargés?

Ceci est possible tant que les comptes annuels se trouvent encore sous le statut "En attente de paiement" ou même "En attente de virement". Pour ce faire, allez à "Suivi des dépôts", cliquez sur le lien sous le statut "En attente de paiement" ou "En attente de virement". A l’écran suivant, cliquez sur le bouton dans le coin inférieur gauche "Supprimer".

Dès que les comptes annuels se trouvent sous le statut "Dépôt enregistré", vous ne pouvez plus les supprimer. Vous ne pouvez alors plus procéder qu’à un dépôt rectificatif.

6. Le fichier de comptes annuels est trop volumineux

Les fichiers de comptes annuels très volumineux ne peuvent pas être déposés. La limite est fixée à 2 MB pour les fichiers structurés et la taille des fichiers de comptes annuels au format PDF doit être inférieure à 3 MB. Introduites pour ne pas compromettre la performance générale du système de publication, ces limites peuvent, à quelques rares exceptions près, facilement être respectées. Pour ce faire, vous pouvez recourir à différentes méthodes:

• SCANNER: les comptes annuels qui ne sont disponibles que sur papier doivent être scannés
  • avec une résolution maximale de 300 dpi et
  • en texte ("scan as text") et non en image ("scan as image").
  Ces paramètres permettent de réduire considérablement le volume du fichier. Ainsi, la Banque nationale parvient à limiter la taille d’une page moyenne scannée à 50 KB. Nous vous renvoyons, pour de plus amples informations sur le scanning de documents, au manuel d’utilisation de votre scanner ou au helpdesk du fabricant
• "IMPRIMER" AU FORMAT PDF: les comptes annuels qui sont déjà disponibles sous la forme d’un fichier (par exemple, un fichier Word des comptes annuels d’une société étrangère) peuvent être "imprimés" au format PDF. Un scanner n’est même plus nécessaire et vous réduisez en même temps la taille du fichier de comptes annuels. Vous pouvez utiliser cette option avec chaque application prévoyant la fonctionnalité “print to PDF”. Pour télécharger des applications gratuites comme CutePDF Writer ou Pdf 995, nous vous conseillons de taper "free PDF creator" sur Google
• OPTIMISER: la taille d’un fichier PDF peut être réduite de plusieurs façons, tout en conservant une qualité minimale:
  • remplacer: les comptes annuels standardisés au format PDF peuvent être intégralement remplacés par des comptes annuels sous la forme d’un fichier structuré. Les comptes annuels sont ainsi convertis d’un (volumineux) fichier d’image en un fichier de données (plus léger). La déclaration relative à la structure de l’actionnariat, le rapport du commissaire et le rapport annuel peuvent aussi être joints au format texte (sans les éléments graphiques tels que les logos et les signatures) au fichier de données. La Centrale des bilans met à votre disposition une application en ligne gratuite pour créer un fichier structuré
  • "enregistrer sous": si l’on sauvegarde un fichier PDF à l’aide de la fonction "enregistrer", celui-ci est mis à jour de manière incrémentielle: tous les changements sont ajoutés à la fin du document sans que celui‑ci soit entièrement réécrit. En revanche, lorsque l’on sauvegarde un fichier PDF à l’aide de la fonction "enregistrer sous", le fichier complet est réécrit depuis le début, ce qui présente l’avantage d’en réduire sa taille
  • fonction d’optimisation: un fichier PDF peut contenir de nombreux éléments, tels que des signets, des liens avec d’autres documents, des commentaires, des champs de formulaire et des JavaScripts. Tous ces éléments superflus et parfois même interdits peuvent être supprimés à l’aide de la fonction d’optimisation dans un éditeur PDF. La taille des images contenues dans un fichier PDF peut aussi être considérablement réduite grâce à cette fonction. Pour télécharger des applications gratuites, nous vous conseillons de taper "free PDF optimizer" sur Google.

7. Créer des fichiers PDF

Dans certains cas, le dépôt ne porte pas seulement sur les comptes annuels mais aussi sur d’autres documents (rapport annuel, rapport des commissaires en sont les exemples les plus connus). Lors du dépôt d’un compte annuel sous la forme d’un fichier pdf, tous ces documents doivent être fusionnés en un seul fichier pour former un seul dépôt. A cet effet, les opérations suivantes peuvent être nécessaires:

• FUSIONNER LES FICHIERS PDF: pour fusionner plusieurs fichiers pdf, il faut utiliser un logiciel spécifique. Nous vous conseillons de rechercher sur Internet des applications gratuites telles que mergepdf.net ou Quick PDF Tools, sur "pdf merge freeware". Dans la plupart des cas, il suffit alors de sélectionner deux ou plusieurs fichiers dans le bon ordre. L’application les fusionne ensuite et le nouveau fichier pdf peut être enregistré sur l’ordinateur.
• TRAITER LES FICHIERS PDF: si vous souhaitez aussi traiter le nouveau fichier pour:
  • réarranger et/ou supprimer des pages
  • ajouter des métadonnées telles que le nom de l’auteur, un titre, un sujet ou des mots-clés
  • ajouter des signets (par ex. au début du bilan, du compte de résultats et des annexes),
  les programmes de mise en page précités doivent comprendre des fonctionnalités complémentaires. Pour vous procurer des applications gratuites telles que PDFHammer ou Adolix Split & Merge PDF, nous vous recommandons de rechercher "pdf merge rearrange freeware" sur Internet.

8. Javascripts

• les comptes annuels établis suivant un modèle standardisé ne peuvent pas contenir des javascripts quand vous les déposez sous forme d'un fichier structuré (fichier XBRL) au lieu d'un fichier PDF; la Centrale des bilans vous propose pour cela une application en ligne gratuite
• les documents qui peuvent être ajoutés à un fichier structuré (fichier XBRL) sous forme de fichier-PDF, notamment la déclaration relative à la structure de l'actionnariat, le rapport du commissaire et le rapport annuel, ne peuvent pas contenir des javascripts si vous les ajoutez sous forme de texte (donc sans éléments graphiques tels que les logos ou signatures) au lieu d'un fichier PDF; il vous suffit simplement de copier le texte d'un rapport ("copy") et de le coller ("paste") dans la partie correspondante du logiciel à l'aide duquel vous établissez vos comptes